Verzoeken en klachten
Heb je een verzoek of klacht? Bekijk hieronder de richtlijnen en contactopties voor de best mogelijke afhandeling.
Artikel 1 Verzoeken
Een deelnemer kan een verzoek indienen over zaken als toelating, beoordeling, toetsen, vrijstellingen of deelnamebewijzen. Deze verzoeken worden behandeld door de examencommissie*. Eventuele procedures voor specifieke verzoeken zijn vastgelegd in de onderwijs- en examenregeling. In het algemeen geldt dat de deelnemer zo snel mogelijk een schriftelijk verzoek indient bij de examencommissie. In zo’n verzoek moeten in ieder geval de volgende gegevens zijn vermeld:
- Naam van de deelnemer
- Emailadres en telefoonnummer van de deelnemer
- Opleiding en startjaar van de opleiding
- Onderwerp (e.g. vrijstelling, buitenreguliere toetsmogelijkheid, bijzondere voorzieningen)
- Motivering van het verzoek met bewijsstukken
De examencommissie beoordeelt vervolgens of de informatie toereikend is, en neemt op basis van het verzoek en de verstrekte informatie een beslissing. De deelnemer zal worden geïnformeerd over de beslissing, en de beslissing wordt toegevoegd aan het dossier van de deelnemer.
*De examencommissie is ingesteld voor de geaccrediteerde opleidingen van AOG TSM Business School, en functioneert onafhankelijk van het opleidingsmanagement. De examencommissie bestaat uit zes leden en een ambtelijk secretaris, en vervult door de wet toebedeelde taken, waaronder het afhandelen van verzoeken en bezwaren. De examencommissie is te bereiken via ExamencommissieAOGTSM@aog.nl.
Artikel 2 Klachten
Een deelnemer kan een klacht indienen in het kader van de uitvoering van het programma, of over de vorm, inhoud en procedure van het onderwijs. Dergelijke klachten worden behandeld door het opleidingsmanagement. Hierbij geldt de volgende procedure:
- De deelnemer dient de klacht in bij het opleidingsmanagement* van de opleiding. Hierbij wordt de volgende informatie vermeld:
- De aard van de klacht en eventuele andere betrokkenen. De deelnemer voegt hierbij eventuele bewijzen toe
- Voor welke periode de aard van de klacht geldt of gold.
- Een eventuele vraag of eis.
- Het opleidingsmanagement beoordeelt of de informatie toereikend is en hoort eventuele betrokkenen.
- Het opleidingsmanagement neemt op basis van de klacht een beslissing, en informeert de deelnemer en eventuele betrokkenen over de beslissing.
- De beslissing wordt toegevoegd aan het dossier van de deelnemer en eventuele betrokkenen.
* Het opleidingsmanagement bestaat uit de programmadirecteur en operationeel directeur van de opleiding. Indien het opleidingsmanagement betrokken is bij de aard van de klacht en/of de deelnemer zich niet comfortabel voelt om de klacht aan het opleidingsmanagement kenbaar te maken, kan de deelnemer ervoor kiezen om de klacht neer te leggen bij de vertrouwenspersoon Antonella Quaranta (te bereiken via quaranta@freia.nl).
Artikel 3 Bezwaar- en beroepsprocedure
De beslissingen over verzoeken en klachten staan open voor bezwaar en beroep, indien de deelnemer niet tevreden is over de afhandeling van het verzoek of de klacht, en/of het resultaat ervan. Dit geldt voor beslissingen over, maar niet beperkt tot toelating, beoordeling, toetsing, vrijstelling, verklaring van deelname, en onderwijs. De deelnemer dient dit bezwaar binnen vijf werkdagen na de gemaakte beslissing schriftelijk in te dienen bij de examencommissie. Hierbij geldt de volgende procedure:
- De deelnemer dient het bezwaar in bij de examencommissie. Hierbij wordt de volgende informatie vermeld:
a) Alle informatie die bij het maken van de beslissing over het verzoek of de klacht is aangeleverd.
b) De datum en omschrijving van de gemaakte beslissing, e.g. een kopie van de mail.
c) De aard van het bezwaar en een eventuele vraag of eis.
- De examencommissie beoordeelt of de informatie toereikend is en hoort eventuele betrokkenen.
- De examencommissie neemt op basis van het bezwaar een beslissing, en informeert de deelnemer en eventuele betrokkenen over de beslissing.
- De beslissing wordt toegevoegd aan het dossier van de deelnemer en eventuele betrokkenen.
Als het bezwaar geheel of gedeeltelijk is afgewezen en naar mening van de deelnemer niet afdoende is afgehandeld, kan de deelnemer in beroep bij het College van Beroep van AOG TSM Business School via de coördinator kwaliteitszorg Dieta Wagenmakers (te bereiken via dieta.wagenmakers@aog.nl). Hierbij geldt de volgende procedure:
- De deelnemer dient het beroep in bij het College van Beroep. Hierbij wordt de volgende informatie vermeld:
- Alle informatie die bij het maken van de beslissing over het verzoek of de klacht is aangeleverd.
- De datum en omschrijving van de gemaakte beslissing, e.g. een kopie van de mail.
- De datum en omschrijving van het bezwaarschrift.
- De datum en omschrijving van het besluit op het bezwaar.
- De aard van het beroep en een eventuele vraag of eis.
- Het College van Beroep beoordeelt of de informatie toereikend is en stuurt het beroepschrift door naar het orgaan (e.g. de examencommissie, het opleidingsmanagement) waartegen het beroep is gericht met de uitnodiging om in overleg te gaan met betrokkenen om te kijken of ze samen tot een oplossing kunnen komen.
- Het desbetreffende orgaan deelt binnen drie weken aan het College van Beroep mede tot welke uitkomst ze zijn gekomen. Het betreffende orgaan voegt hierbij de daarop betrekking hebbende stukken toe. Er zijn twee uitkomsten mogelijk:
a) De betrokken partijen zijn samen tot een oplossing gekomen. De deelnemer en eventuele betrokkenen worden op de hoogte gebracht van de uitkomst en de uitkomst wordt toegevoegd aan het dossier van de deelnemer en eventuele betrokkenenb) De betrokken partijen zijn niet tot een oplossing gekomen. De procedure wordt vervolgd.
- Het College van Beroep neemt het beroepschrift in behandeling en doet binnen tien weken een uitspraak. Hierbij zijn twee opties:
a) Het College van Beroep acht het beroep gegrond. De beslissing wordt geheel of gedeeltelijk vernietigd en er moet een nieuwe beslissing komen. Dit kan leiden tot (1) Er wordt opnieuw of, indien de beslissing is geweigerd, alsnog in de zaak beslist. Of (2) Het betreffende onderdeel wordt opnieuw afgenomen onder door het College van Beroep te stellen voorwaarden. Het orgaan waarvan de beslissing is vernietigd, voorziet voor zover nodig opnieuw in de zaak met inachtneming van de uitspraak van het College van Beroep. Het College van Beroep kan daarvoor in de uitspraak een termijn stellen.b) Het College van Beroep acht het beroep ongegrond. De beslissing zoals eerder genomen door het betreffende orgaan staat.
De deelnemer en eventuele betrokkenen worden op de hoogte gebracht van de uitspraak en de uitspraak wordt toegevoegd aan het dossier van de deelnemer en eventuele betrokkenen.
Artikel 4 Bewaartermijn
Alle correspondentie rondom verzoeken en klachten zal worden toegevoegd aan het dossier van de deelnemer en zeven jaar bewaard worden.
Artikel 5 Vertrouwelijkheid
Alle verzoeken en klachten zullen door alle betrokkenen vertrouwelijk worden behandeld.